Vorgehen zur Auswahl eines Praxisinformationssystems

Viele verschiedene Systeme, unterschiedliche Preismodelle, individuelle Anforderungen und diverse weitere variable Faktoren erschweren die Entscheidung. Trotzdem will dies wohlüberlegt sein, da das gewählte System grossen Einfluss auf Ihre tagtägliche Arbeit, Prozesse, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Kostenstruktur hat. Wenn Sie sich entschieden und die Lösung eingeführt haben, machen Sie wenn möglich keinen erneuten Wechsel, da bei einem Umstieg wieder erhebliche Mehraufwände und -kosten entstehen. Gerade deswegen lohnt es sich, für den Prozess genügend Zeit einzuplanen, um die folgenden Schritte strukturiert zu bearbeiten. So stellen Sie sicher, dass Sie von Beginn an die für Sie richtige Entscheidung treffen und profitieren von den vielen Vorzügen, mit welchen Sie ein PIS im täglichen Arbeiten unterstützen kann.

Grundsätzlich gilt es bei der Evaluation folgende Punkte zu beachten, um Enttäuschungen und Fehlentscheidungen vorzubeugen.

Wieso wollen Sie ein neues System beschaffen? Diese Grundsatzfrage sollten Sie vor der Evaluation geklärt haben. Was möchten Sie auf strategischer Ebene mit der Veränderung erreichen? Was erhoffen Sie sich davon? Was sind Ihre Erwartungen? Falls Sie reevaluieren: Wieso wollen Sie wechseln? Was soll beim neuen System besser/anders sein? Halten Sie sich diese Vision beim weiteren Verlauf stets vor Augen.

Formulieren Sie die Entscheidungskriterien, mit denen Sie die einzelnen Systeme vergleichen möchten. Involvieren Sie dabei immer Ihr Praxisteam. Dabei sind unserer Erfahrung nach vor allem folgende Dimensionen zu beachten:

Achten Sie beim Erfassen der Kriterien darauf, dass Sie später die jeweilige Qualität eines Kriteriums bewerten können, um infrage kommende Systeme zu vergleichen. Wo es möglich ist, sollten Sie Prozesskriterien anstelle von Funktionen benennen. So sollte ein Kriterium also nicht einfach «Labor» oder «Agenda» heissen, sondern eher «Übersichtlichkeit Laborwerte» respektive «Workflow-Unterstützung Termineintragung». Die Erfassung dieser Kriterien ist ein wichtiger Schritt und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Lassen Sie sich für den Inhalt von der Checkliste im Softwarekatalog inspirieren. Falls Sie auf eine bestehende, ausführliche Liste solcher Kriterien zurückgreifen und dabei nur noch die für Sie relevanten übernehmen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere 5-Schritte-PIS-Evaluation. In dieser stellen wir Ihnen unter anderem eine bestehende Qualitätskriterienliste mit über hundert bewährten Kriterien zur Verfügung.

Da die Zeit in den Präsentationen oft nicht ausreicht, um sich alle Funktionen und Kriterien zeigen lassen zu können, sollten Sie die einzelnen Kriterien vorab priorisieren. Das ermöglicht Ihnen, mit den jeweiligen Herstellern Ihre Anforderungen beim wichtigsten Kriterium beginnend durchzugehen.

Für eine detaillierte Präsentation können Sie nicht alle Hersteller einladen. Anhand den von Ihnen definierten Killerkriterien können Sie nun 2-4 Hersteller auswählen und für eine Produktpräsentation einladen. Rechnen Sie pro Präsentation mit ca. 1.5-2 Stunden. Ihr Praxisteam sollte bei der Präsentation ebenfalls dabei sein.

Anhand Ihrer Kriterien-Liste können Sie nun die Herstellerpräsentation beurteilen. Lenken Sie den Fokus der Präsentation auf Ihre Bedürfnisse und lassen Sie sich die einzelnen Prozessschritte zeigen. Stellen Sie sich dabei so gut wie möglich die tägliche Arbeit mit der Anwendung vor. Bewerten Sie die vorerfassten Kriterien jeweils einzeln, z.B. mit einer Skala von 0-10, was Ihnen erlaubt, die einzelnen Anbieter nach den Vorführungen besser vergleichen zu können. Fordern Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu auf, Fragen zu stellen und die für Sie relevanten Kriterien zu bewerten.

Vergessen Sie nicht, am Schluss der Präsentation genügend Zeit für die Besprechung der Preise einzuplanen. Zusätzlich zur Offerte, welche Sie erhalten, ist es unter Umständen wichtig zu verstehen, welche Folgen eine Vergrösserung Ihrer Praxis (Workstations und/oder Personal) auf den Preis des jeweiligen Anbieters hätte.

Auf Basis der erarbeiteten Informationen treffen Sie nun Ihre Entscheidung. Für diese sind, wie bereits oben erwähnt, die Kosten zwar ein wichtiger Faktor, oft ist jedoch ausschlaggebender, wie effizient Ihre hoch priorisierten Prozessschritte mit dem System bearbeitet werden können. Wenn Sie sich mit einem System jeden Tag einige Minuten sparen, kann das oft auch grössere Kostenunterschiede wettmachen.

Nach der Entscheidung können Sie sich durch den Anbieter bei der konkreten Planung und Einführung unterstützen lassen. Wichtig sind klar definierte Meilensteine, welche am besten auch vertraglich festgehalten werden.

Denken Sie für die Einführung daran, dass Sie genügend Zeit für die Planung einrechnen, genug Schulung und Unterstützung in Anspruch nehmen und planen Sie «Pufferzeiten» ein, in welchen Sie die Herausforderungen und Schwierigkeiten zu Beginn abfedern können. Integrieren Sie Ihr Team in den Prozess, nehmen Sie Bedenken ernst und sorgen Sie für notwendige Unterstützung.

Wurde das Projekt mit Meilensteinen definiert, können Sie diese schrittweise abnehmen und das Projekt nach erfolgreicher Installation und Schulung abschliessen.

Quelle: FMH Services, 08.08.2022